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PRINCE2(受控环境下的项目管理)体系综述

12-30 项目管理 【作者:PM小曹】

       PRINCE2(PRojects IN Controlled Environments,受控环境下的项目管理),是一种源于英国政府,目前已被很多国家广泛使用的项目管理方法论。PRINCE2描述了如何以一种逻辑性的、有组织的方法,按照明确的步骤对项目进行管理。它不是一种工具也不是一种技巧,而是结构化的项目管理流程。这也是为什么它容易被调整和升级,适用于所有类型的项目和情况。
PRINCE2具有以下特点:

  1. Prince2强调以产品为导向。PRINCE2的方法论框架中包含大量的以产品为导向的内容,更注重商业论证和收益管理,对于很多创新性行业有更好的适用性。
  2. Prince2为项目管理提供了一种结构化的方法,这种方法为管理项目提供了清晰界定的工作框架。
  3. Prince2介绍了如何协调项目中的人和活动、如何设计和监督项目以及在项目发生变更的情况下如何调整的流程。每一个流程都详细标出关键的输入,输出和具体目标及要执行的活动,这为计划偏差提供了自发的控制。
  4. Prince2把项目划分为多个管理阶段,保证让所有资源得到有效的控制。依靠严格的监控,项目在控制和组织的方式下得到执行。
  5. 作为一种被广泛认可和理解的结构化方法,Prince2为项目中所有参与方提供了一种通用语言。它完整阐述了参与项目的各种管理岗位和职责,并可以根据项目的复杂程度和组织能力来适当调整。
  6. 最重要一点,Prince2为项目的裁剪提供了指导。
简而言之,Prince2被广泛认可是一种成功的项目管理方法,很多国家在不同的行业和领域中都有应用。经过验证,很多项目采取该方法后,项目成功的概率得到了显著的提高。

PRINCE2体系包括7大原则、7大主题、7大流程、4层组织架构、6个绩效指标、1个应用基础、26种管理产品。下面小编将为大家针对每个点进行简单介绍。

一、7大原则


PRINCE2的7个原则规定了使用PRINCE2管理项目必须采用的原则,这些原则是PRINCE2项目管理方法论的基础。只有按这些原则来管理项目,才能实现用PRINCE2成功交付项目的目标。
  1. 持续的业务验证
    项目的产生是为了实现收益或特定商业目标,必须始终以此为方向制定决策。开始、继续、变更甚至中止项目都要以商业论证的可行性为基础。即使那些必须要做的项目,也要求所选择的方案的合理性,因为不同的可选方案,将产生不同成本、收益和风险。如果不再能证明项目具有合理性,这个项目就应该中止。
  2. 吸取经验教训
    参与项目的每一个人都必须主动寻求值得吸取的经验教训。吸取经验教训贯穿在整个项目生命周期之中,在启动、交付和收尾的每一个阶段,都应该收集、记录和传递经验教训。要牢记寻求值得吸取的经验教训而不是等待其他人来提供这些经验教训,是参与项目的每一个人的职责;
  3. 明确定义的角色和职责
    项目必须有一个明确的项目管理团队结构,它由明确定义、达成共识的项目参与人员的角色和职责,以及这些角色之间有效的沟通方法组成。所有项目都有“商业”发起人、“用户”和“供应商”这三方面的利益相关方。
  4. 按阶段管理
    PRINCE2 项目将项目划分为一定数量的管理阶段,最少包含两个必要的阶段:启动阶段和一个交付阶段。管理阶段为项目组织提供了审查和决策点。项目管理委员会可以对项目的可行性进行定期评估,也可以对一个管理阶段进行授权。项目经理根据该阶段的结果对项目文档进行更新,并创建阶段竣工报告及下一阶段的阶段计划。
  5. 例外管理
    PRINCE2在项目的指导层、管理层和交付层三个不同层次上,对成本、时间、质量、范围、收益和风险这6个绩效指标定义容许偏差,来建立授权的限制范围。在指标数据突破容许偏差时,就应描述为例外情况,并立即向上一级管理层报告,决定项目如何继续。
  6. 关注产品
    PRINCE2 项目关注产品的定义与交付,特别是产品的质量要求。PRINCE2 要求项目是面向产出,而不是面向工作的,而这些产出就是产品。关注产品可以有效规避“范围蔓延”的发生和项目末期用户对项目创造的产品不满意并产生验收纠纷的风险。
  7. 根据项目环境剪裁
    PRINCE2用户可以根据项目的环境、规模、复杂性、重要性、团队能力和风险,剪裁 PRINCE2。通过剪裁,PRINCE2 能够应用于任何项目。切记不要盲目的进行“机械型”的项目管理,也不要走向“英雄型”项目管理。

二、7大主题


 
PRINCE2的7个主题描述了项目管理中,随着项目在整个生命周期内的进展,必须持续关注的7个方面。
7个主题非常凝练,完全抽象于任何的工具和方法,但具体化下来又涉及涵盖了一个项目的各个方面。
  1. 商业论证
    回答“为什么有这个项目”的问题。本主题说明了一个想法如何发展为一个可交付的投资建议,以及在项目进展过程中如何保持项目与收益及商业目标的一致性。
  2. 组织
    回答“谁来做这个项目”的问题。发起项目的组织需要将工作分配给各级经理,负责推进项目直到完成。本主题说明了以上内容如何定义为PRINCE2 项目管理团队中的角色和职责。
  3. 质量
    回答“这个项目是什么样”的问题。本主题说明了如何定义交付产品的质量特点,以及在后续的项目管理中如何确保这些质量特点能够按要求被交付。
  4. 计划
    回答这个项目“如何做”“做多少”“什么时候做”的问题。PRINCE2 项目是按照一系列经过批准的计划向前推进的,本主题描述了制定这些计划所需步骤和所应用的PRINCE2 技术。
  5. 风险
    回答“如果不确定性的事件发生,会怎么样”的问题。本主题说明了项目管理如何管理不确定性。
  6. 变更
    回答“如果变更发生,会带来什么影响”的问题。本主题描述了项目管理如何评估变更可能产生的潜在影响及应该采取的行动。
  7. 进展
    回答“现在在哪里”“要去哪里”“是否继续”的问题。本主题描述了批准计划、监督实际绩效的决策流程,以及如果项目没有按照计划执行的上报流程。

三、7大流程


PRINCE2 的7个流程提供了成功地指导、管理和交付项目所要求的一系列活动。PRINCE2的每个流程都详细定义了该流程的目的、目标、环境、活动和剪裁指南,流程下的每个活动又进一步定义了输入输出、推荐行动和职责表。
PRINCE2流程与PRINCE2按阶段管理的原则密切相关。项目准备流程在项目前期使用。项目生命周期内,可以划分为一个启动阶段和若干个后续阶段(交付阶段)。项目启动流程总是在启动阶段使用。阶段控制流程和产品交付管理流程在每一个后续阶段(交付阶段)并行使用。阶段边界管理流程在除最后阶段外的每一个阶段结束前使用。项目收尾流程在最后阶段结束前使用。项目指导流程贯穿于每一个阶段中使用。

四、四层组织架构


四层组织层次包括公司或者项目群管理层(战略管理层)、指导层(项目管理委员会PMO)、管理执行层(项目经理)、交付层(小组经理),每个层次各司其职。
其有以下特点:
  1. 项目管理团队结构:为保证有效性,PRINCE2的一些职责不能够被分担或者委托,项目经理或者项目主管的角色不能分担,项目经理不能同时是项目主管,反之亦然。
  2. 项目管理委员会:对项目的成功或失败负有责任,为项目提供统一的方向;
  3. 项目主管:对项成功负有最终责任,并是关键决策人,项目管理委员会不是投票控制的民主机构。在整个项中,项目主管负责商业论证。
  4. 其他组织角色:高级用户、高级供应商
  5. 变更管理组织:项目经理被授权的变更范围(成本少于预先设定的限制范围、对项目的影响不超过1个星期,不需要对项目产品描述或其他产品做任何的变更)
  6. 项目经理:日常项目管理的唯一中心,PRINCE2中项目经理角色不应该被共同承担。

五、1个应用基础


PRINCE2 的 1 个应用基础是根据项目环境对方法论框架进行剪裁,即对要使用的方法或流程进行相应的调整,使之适应特定项目的应用环境。流程、主题、角色、管理产品及术语都可以被剪裁。但是,PRINCE2 的原则其本身是普遍和永久适用的,所以不应该被剪裁。

六、6个绩效指标


PRINCE2 的6个绩效指标是为了衡量项目成功与否所涉及到的6个方面的关键绩效指标(KPI)。这些绩效指标应该符合交付产品的质量期望与验收标准,并依此定义相应的容许偏差。在项目进展及交付阶段,项目组织依据这些定义评估项目状态,确认是否启动例外管理。

七、26种管理产品


PRINCE2 的26种管理产品是专业产品之外的另一种形式的项目产出,它们为标准化的项目管理提供了有力的方法论或工具支撑。管理产品不必一定是“文本文档”,它们也可以以PPT、电子表格或信息系统数据等方式存在。管理产品可以合并起来使用。管理产品的种类有三种:基线类、纪录类以及报告类。PRINCE2 对26种管理产品提供了丰富有效的参考内容,用户可以依此开发自己的管理产品模板。

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